Giấy tờ nguồn gốc cho hàng nhập bán online: cần giữ những gì
Hàng nhập khẩu đang nằm trong kho hoặc đang bày bán phải có giấy tờ chứng minh nó vào Việt Nam hợp pháp. Người tự đứng tên nhập khẩu giữ tờ khai hải quan đã thông quan. Người mua lại của bên khác giữ hóa đơn, chứng từ do bên bán xuất. Không xuất trình được trong thời hạn thì lô hàng bị xem là hàng nhập lậu, dù bạn đã trả đủ tiền cho xưởng.
Bài này dành cho người bán nhỏ lấy hàng từ 1688 hoặc nguồn Trung Quốc khác về bán trên TikTok Shop và các sàn. Bài tóm tắt các điều khoản đã đọc ngày 13/10/2026 và cách áp vào một lô hàng nhỏ. Bài không bàn chuyện kê khai thuế của hộ kinh doanh hay cách xuất hóa đơn cho khách, và không thay cho tư vấn của kế toán hoặc luật sư.
Quy định nào đang áp cho hàng nhập trong kho của bạn
Văn bản nói thẳng về chuyện này là Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP, ban hành ngày 08/05/2015, có hiệu lực từ 01/07/2015. Các trang tra cứu văn bản đọc ngày 13/10/2026 vẫn ghi thông tư còn hiệu lực. Phạm vi của nó là hàng nhập khẩu đang trên đường vận chuyển, đang bày bán, để tại kho, bến, bãi hoặc địa điểm khác. Kho của một shop online nằm trong phạm vi đó.
Thông tư ra đời trước khi có hóa đơn điện tử, nên phần viện dẫn về hóa đơn của nó trỏ tới một nghị định năm 2010 đã được thay bằng các quy định ban hành sau này. Nguyên tắc thì không đổi: hàng nhập khẩu phải đi kèm giấy tờ, và loại giấy tờ phụ thuộc vào việc bạn là ai trong chuỗi mua bán.
Ba cách có hàng và giấy tờ tương ứng
| Cách bạn có hàng | Giấy tờ theo thông tư | Điều cần để ý |
|---|---|---|
| Tự đứng tên nhập khẩu | Tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được thông quan hoặc giải phóng hàng (khoản 1 Điều 4). Khi hàng đã về kho: phiếu nhập kho (khoản 1 Điều 5) | Tên trên tờ khai phải là tên bạn hoặc tên cơ sở của bạn |
| Mua lại của một bên trong nước, kể cả công ty nhập khẩu đứng tên thay | Hóa đơn, chứng từ của cơ sở bán hàng (khoản 2 Điều 5) | Hóa đơn phải ghi tiền hàng, đúng tên hàng và số lượng. Hóa đơn chỉ ghi phí dịch vụ hay cước vận chuyển thì không nói gì về lô hàng |
| Hàng về qua đường vận chuyển không kèm tờ khai lẫn hóa đơn | Thông tư không có loại chứng từ nào cho trường hợp này | Khi bị kiểm tra, bạn không có gì để xuất trình |
Hàng thứ ba là tình huống của phần lớn đơn order nhỏ. Bạn có ảnh đơn trên 1688, biên nhận chuyển tiền cho đơn vị order và mã vận đơn. Những thứ đó cho thấy bạn đã mua hàng thật, nhưng thông tư không liệt kê chúng là chứng từ chứng minh hàng nhập khẩu hợp pháp. Khác biệt giữa các đường nhập hàng đã được nói ở mức tổng quan trong bài vận chuyển và thông quan hàng Trung Quốc; bài này chỉ đi vào phần giấy tờ.
Khi bị kiểm tra: phải đưa giấy tờ ra trong bao lâu
Điều 3 của thông tư chia hai trường hợp:
- Hàng đang vận chuyển, đang bày bán, hoặc để ở nơi không phải kho của bạn: xuất trình đủ hóa đơn, chứng từ ngay tại thời điểm kiểm tra.
- Hàng để trong kho thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng của cơ sở, đã đăng ký hoạt động kinh doanh: xuất trình bản sao có đóng dấu của cơ sở ngay lúc kiểm tra, rồi xuất trình bản chính trong 24 giờ liên tục kể từ thời điểm kiểm tra.
Không đưa ra được giấy tờ lúc kiểm tra thì cơ quan kiểm tra tạm giữ hàng để xác minh. Một số trang hướng dẫn vẫn ghi thời hạn 72 giờ; đó là con số của thông tư cũ năm 2011 đã bị thay thế.
Hệ quả thực tế: giấy tờ của từng lô phải nằm ở chỗ lấy ra được ngay, có sẵn bản sao. Nếu hóa đơn nằm ở bên bán và họ hẹn tuần sau gửi thì coi như bạn chưa có.
Không có giấy tờ thì hàng bị xem là gì
Theo khoản 1 Điều 6, hàng nhập khẩu bị coi là hàng nhập lậu trong hai trường hợp: không xuất trình được hóa đơn, chứng từ trong thời hạn của Điều 3; hoặc có giấy tờ nhưng qua xác minh, cơ quan chức năng kết luận giấy tờ đó không hợp pháp hoặc bị dùng sai. Mua hóa đơn không đi kèm hàng thật vì vậy không giải quyết được gì, và còn kéo theo vi phạm về hóa đơn.
Chuyện này có xảy ra với hàng bán online. Tin của Bộ Công Thương đăng ngày 13/04/2023 kể một đợt kiểm tra tại Hà Nội: 1.300 thùng bánh nội địa Trung Quốc ở một điểm tập kết chuyên cấp hàng cho người bán trên mạng bị tạm giữ toàn bộ, vì đại diện cơ sở chỉ đưa ra được bản sao giấy đăng ký doanh nghiệp, không có hóa đơn hay chứng từ nào của lô hàng.
Bài không dẫn mức phạt. Thông tư viện dẫn các nghị định xử phạt đã được thay thế nhiều lần, và mức phạt phụ thuộc giá trị hàng. Hãy tra văn bản xử phạt đang có hiệu lực hoặc hỏi cơ quan quản lý thị trường nơi bạn kinh doanh.
Sàn và người livestream cũng sẽ hỏi giấy tờ
Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Điều 21 của luật quy định trách nhiệm của người bán trên nền tảng trung gian và mạng xã hội có hoạt động thương mại điện tử. Những phần liên quan tới giấy tờ hàng hóa:
- Cung cấp thông tin để nền tảng xác thực danh tính trước khi bán.
- Công khai thông tin về chất lượng hàng hóa và các nội dung bắt buộc trên nhãn.
- Cung cấp thông tin về hoạt động thương mại điện tử khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
- Trên nền tảng có chức năng đặt hàng trực tuyến: nộp đủ giấy tờ chứng minh đáp ứng điều kiện kinh doanh trước khi bán hàng thuộc ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.
Theo tường thuật của Báo Văn Hóa ngày 01/07/2026, người bán còn phải cung cấp cho người livestream hồ sơ chứng minh nguồn gốc và chất lượng hàng hóa. Nếu bạn gửi mẫu cho người làm nội dung bán hộ, hãy tính trước việc họ hỏi bộ giấy tờ này. Phần nhãn hàng hóa đã có bài riêng: nhãn phụ tiếng Việt cho hàng nhập bán online.
Hỏi đơn vị order trước khi đặt
Giấy tờ được quyết định ở lúc chọn đường nhập hàng. Hàng về kho rồi thì không bổ sung được. Thêm các câu sau vào lúc xin báo giá:
- Lô hàng này có mở tờ khai hải quan không? Tờ khai đứng tên ai?
- Nếu tờ khai đứng tên bên anh chị, bên anh chị có xuất hóa đơn bán hàng cho tôi không? Hóa đơn ghi tiền hàng theo từng mặt hàng, hay chỉ ghi phí dịch vụ?
- Tôi nhận được những giấy tờ nào, bản giấy hay bản điện tử, và nhận lúc nào so với ngày hàng về kho?
- Tên hàng và số lượng trên giấy tờ có khớp với hàng thực giao không? Nếu hàng về thiếu thì giấy tờ được điều chỉnh thế nào?
- Báo giá đã gồm thuế và phí của đường có giấy tờ chưa? Nếu chưa, phần cộng thêm là bao nhiêu?
Yêu cầu trả lời bằng chữ, trong tin nhắn hoặc trong hợp đồng. Một câu "có đầy đủ giấy tờ" nói qua điện thoại không giúp gì khi cần đối chiếu. Cách đọc các khoản còn lại của báo giá nằm trong bài so báo giá đơn vị order 1688.
Hồ sơ nên giữ cho mỗi lô hàng
Lập một thư mục cho từng lô, đặt tên theo ngày hàng về và tên hàng. Trong đó có:
| Giấy tờ | Dùng để làm gì | Thay được chứng từ nhập khẩu không |
|---|---|---|
| Tờ khai hải quan đã thông quan, hoặc hóa đơn của bên bán trong nước | Chứng minh lô hàng hợp pháp khi bị kiểm tra | Đây chính là chứng từ đó |
| Phiếu nhập kho, sổ theo dõi nhập xuất | Nối số lượng trên giấy tờ với hàng đang nằm trong kho | Không |
| Hợp đồng hoặc tin nhắn thỏa thuận với đơn vị order | Chứng minh ai cam kết cung cấp giấy tờ gì | Không |
| Ảnh đơn 1688, biên nhận chuyển tiền, mã vận đơn | Đối chiếu giá, số lượng, ngày mua; dùng khi khiếu nại | Không |
| File nhãn phụ và ảnh sản phẩm đã dán nhãn | Chứng minh hàng được ghi nhãn trước khi bán | Không |
| Giấy tờ riêng của nhóm hàng có điều kiện, nếu có | Nộp cho sàn trước khi đăng bán | Không |
Giữ hồ sơ ít nhất cho tới khi bán hết lô và qua thời hạn đổi trả; thời hạn lưu chứng từ kế toán thì hỏi kế toán của bạn. Nếu lô về thiếu hoặc lỗi, biên bản kiểm hàng cũng nằm trong thư mục này; cách lập biên bản được viết trong bài hàng 1688 về thiếu, lỗi: kiểm hàng và khiếu nại.
Tính phần chênh của đường có giấy tờ vào giá về kho
Đường có giấy tờ thường đắt hơn vì có thuế và phí thủ tục. Con số cần nhìn là mỗi sản phẩm đắt thêm bao nhiêu. Ví dụ với số giả định: lô 200 sản phẩm, tiền hàng 200 × 25.000 = 5.000.000 đồng, giao nội địa Trung Quốc 80.000 đồng, phí mua hộ 100.000 đồng, cước về Việt Nam 480.000 đồng. Tổng 5.660.000 đồng, tức 28.300 đồng mỗi sản phẩm. Nếu đường có giấy tờ cộng thêm 600.000 đồng thuế và phí thủ tục, tổng thành 6.260.000 đồng, tức 31.300 đồng mỗi sản phẩm. Mỗi sản phẩm đắt thêm 3.000 đồng.
Mức 600.000 đồng chỉ để minh họa. Thuế thật phụ thuộc mặt hàng, và phí thủ tục phụ thuộc đơn vị bạn chọn, nên hãy lấy số từ báo giá của họ. Sau đó đặt câu hỏi cho đúng: biên lợi nhuận của món này có chịu được 3.000 đồng không? Nếu không, vấn đề nằm ở việc chọn sản phẩm chứ không nằm ở giấy tờ. Giá về kho mới đi tiếp vào phép tính trong bài định giá và tính lợi nhuận TikTok Shop.
Tính thử bằng công cụ của TrendMango
Công cụ so giá về kho của TrendMango có hai cột nhập cạnh nhau, mỗi cột có ô riêng cho thuế và xử lý. Khi kiểm ngày 13/10/2026, nhập cột A với các số ở ví dụ trên và để ô thuế bằng 0, cột B giống hệt nhưng điền 600.000 đồng vào ô thuế và xử lý, công cụ trả về 28.300 đồng cho A và 31.300 đồng cho B. Theo mô tả trên trang, số bạn nhập chỉ được xử lý trong trình duyệt. Công cụ chỉ tính theo số bạn nhập; nó không biết thuế suất của mặt hàng và không cho biết giấy tờ của bạn đã đủ hay chưa.
Khi cần thêm ứng viên sản phẩm cho lô sau, mở bảng sản phẩm TrendMango. Khi kiểm ngày 13/10/2026, khách chưa đăng nhập xem được 10 sản phẩm mẫu với các chỉ số bị che; đăng nhập miễn phí để xem bảng cùng các chỉ số. Bảng không cho biết một sản phẩm cần giấy tờ gì; phần đó bạn tra theo nhóm hàng và hỏi đơn vị nhập khẩu.
Câu hỏi thường gặp
Ảnh chụp đơn hàng 1688 và biên nhận chuyển khoản có được tính là chứng từ không?
Các điều khoản đã đọc chỉ nêu tờ khai hải quan với người trực tiếp nhập khẩu và hóa đơn, chứng từ của cơ sở bán hàng với người mua lại. Ảnh đơn hàng ở nước ngoài và biên nhận chuyển tiền không nằm trong đó. Vẫn nên giữ để đối chiếu và khiếu nại, nhưng đừng coi chúng là giấy tờ nguồn gốc.
Tôi lấy hàng Trung Quốc từ một kho sỉ trong nước thì cần gì?
Bạn là bên không trực tiếp nhập khẩu, nên giấy tờ của bạn là hóa đơn, chứng từ do kho sỉ đó xuất cho lô hàng. Hỏi họ có xuất hóa đơn không trước khi lấy hàng. Kho sỉ không xuất được hóa đơn thì bạn rơi vào đúng tình huống không có gì để xuất trình.
Lô chỉ vài chục sản phẩm thì có được miễn không?
Các điều khoản đã đọc không nêu ngưỡng số lượng hay giá trị nào được miễn cho hàng mua về để bán. Quy định riêng cho hàng mang theo người để dùng cá nhân không được đọc trong phiên này, nên bài không kết luận về phần đó.
Hàng đã về mà không có giấy tờ thì bổ sung sau được không?
Tờ khai hải quan được lập khi hàng qua cửa khẩu, không lập lại được cho một lô đã nằm trong kho. Một tờ hóa đơn xuất sau mà không gắn với đường đi thật của hàng có thể bị kết luận là giấy tờ dùng sai, tức trường hợp thứ hai của khoản 1 Điều 6. Việc làm được là đổi đường nhập cho lô kế tiếp.
Nguồn tham khảo và phạm vi sử dụng
- Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP ngày 08/05/2015, các Điều 3, 4, 5, 6, đọc tại Caselaw Việt Nam và Hoatieu; đọc 13/10/2026. Đây là các trang tra cứu, không phải Công báo; khi cần căn cứ chính thức hãy đối chiếu bản trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật. Riêng khoản 3 Điều 4 về hàng mua gom của cư dân biên giới chưa đọc được toàn văn nên bài không dùng.
- Bộ Công Thương: quy định mới về chế độ hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường, đăng 03/06/2015; đọc 13/10/2026. Dùng để đối chiếu ngày ban hành, ngày hiệu lực và văn bản bị thay thế.
- Bộ Công Thương: kiểm tra đầu mối phân phối bánh nội địa Trung Quốc, đăng 13/04/2023; đọc 13/10/2026. Dùng cho ví dụ vụ tạm giữ hàng.
- Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15, Điều 21, đọc tại Hệ thống pháp luật; đọc 13/10/2026. Trang tra cứu, không phải Công báo.
- Báo Văn Hóa: bán hàng online không còn được ẩn danh, đăng 01/07/2026; đọc 13/10/2026. Dùng cho phần hồ sơ người bán cung cấp cho người livestream.
Bảng tóm tắt, câu hỏi cho đơn vị order, danh sách hồ sơ và ví dụ tính toán do TrendMango biên soạn. Bài không thay cho văn bản pháp luật, tư vấn thuế và quy định chuyên ngành của mặt hàng bạn bán.