Hàng 1688 về thiếu, lỗi: kiểm hàng và khiếu nại đúng bên

Khi lô hàng 1688 về kho bị thiếu, sai mẫu hoặc lỗi, hãy làm ba việc theo đúng thứ tự: giữ bằng chứng trước khi mở kiện, đếm theo từng biến thể, rồi gửi khiếu nại cho đúng bên trong thời hạn ngắn nhất đang áp dụng với bạn. Phần lớn khiếu nại thất bại vì người mua không chứng minh được hàng thiếu từ lúc nào, hoặc gửi yêu cầu khi đã quá hạn.

Bài này dành cho người bán đã đặt hàng và đang chờ nhận, hoặc vừa nhận một lô có vấn đề. Nếu bạn còn ở bước chọn bên mua hộ, đọc trước bài so báo giá đơn vị order 1688. Các con số trong ví dụ là giả định để minh họa cách tính. Nguồn được kiểm ngày 11/10/2026.

Ba bên có thể chịu trách nhiệm

Một lô đi từ shop 1688 đến kho của bạn thường qua ba bên: shop bán hàng, đơn vị order hoặc mua hộ, và các chặng vận chuyển. Mỗi bên chỉ nhận trách nhiệm cho phần của mình, và mỗi bên đòi một loại bằng chứng khác. Xác định sai bên là cách nhanh nhất để mất thời hạn.

Nếu bạn mua qua đơn vị order, tài khoản đặt hàng trên 1688 thường là của họ. Khi đó bạn không tự mở yêu cầu hậu mãi trên sàn được, và mọi việc với shop đi qua họ. Chính sách của từng đơn vị quy định rõ phần nào họ chịu, phần nào họ chỉ hỗ trợ thương lượng. Ví dụ, một trang chính sách đã đọc ngày 11/10/2026 ghi đơn vị hoàn toàn bộ tiền hàng khi họ đặt sai hoặc làm thất lạc, còn hàng thiếu, sai màu, rách hỏng do shop thì kết quả phụ thuộc shop; khi được hoàn tiền, khách vẫn trả các khoản cước đã phát sinh. Hãy đọc điều khoản của chính đơn vị bạn dùng thay vì giả định giống nhau.

Trước khi mở kiện: giữ lại trạng thái ban đầu

Bằng chứng mạnh nhất là thứ bạn ghi lại khi kiện chưa bị đụng tới. Một khi băng keo đã cắt, không ai phân biệt được hàng thiếu từ xưởng hay rơi ra ở kho bạn. Trước khi mở, làm các việc sau:

• Đặt cạnh nhau ba thứ: đơn đặt gốc (link, biến thể, số lượng), phiếu đóng gói của shop nếu có, và vận đơn của kiện.
• Đếm số kiện và so với số kiện ghi trên vận đơn hoặc trên hệ thống của đơn vị order.
• Chụp sáu mặt từng kiện, chụp rõ tem vận đơn và mã vạch. Chụp gần mọi chỗ rách, móp, ướt hoặc dán lại băng keo.
• Cân từng kiện và ghi số cân cạnh số cân trên vận đơn. Chênh lệch lớn là căn cứ để hỏi bên vận chuyển.
• Nếu người giao còn ở đó và kiện có dấu hiệu bất thường, ghi chú tình trạng vào biên nhận trước khi ký.

Nếu lô nhiều kiện, đánh số kiện bằng bút lên thùng và nhắc số đó trong video. Việc này giúp bạn chỉ ra đúng kiện có vấn đề khi được hỏi lại.

Mở kiện và đếm theo từng biến thể

Quay một video liên tục cho mỗi kiện, bắt đầu từ lúc tem vận đơn và niêm phong còn nguyên, đến khi đếm xong sản phẩm cuối cùng. Không cắt ghép. Đọc to mã kiện và ngày quay ở đầu video. Điện thoại đặt cố định trên giá là đủ.

Đếm theo từng biến thể, không đếm tổng. Một lô có thể đủ tổng số nhưng thiếu màu bán chạy và dư màu khó bán. Ghi kết quả vào một bảng như sau (số liệu giả định):

Phân loại lỗi theo một mốc đã có từ trước, tốt nhất là mẫu bạn đã duyệt và các điểm đã thống nhất với shop. Nếu chưa có mốc đó, lỗi “không như mong đợi” rất khó đòi. Cách lập mốc được viết trong bài đặt mẫu 1688, hỏi MOQ và kiểm mẫu. Với mỗi sản phẩm lỗi, chụp một ảnh toàn thể và một ảnh cận chỗ lỗi, rồi tách riêng số hàng này ra. Đừng dùng thử hay sửa chúng khi khiếu nại còn mở.

Thời hạn: tìm mốc ngắn nhất đang áp dụng với bạn

Không có một con số chung để dựa vào. Các hướng dẫn tiếng Việt đã đọc ngày 11/10/2026 nêu những mốc rất khác nhau: có trang ghi 48 đến 72 giờ kể từ khi hệ thống báo giao thành công, có trang nói hạn khác nhau theo từng đơn, tính từ ngày xác nhận nhận hàng trên hệ thống, và lấy 15 ngày làm ví dụ, có chính sách của đơn vị trung gian chỉ nhận khiếu nại trong 2 hoặc 3 ngày sau khi họ giao hàng và khi đơn chưa chuyển sang trạng thái đã nhận. Các mốc này đến từ những nguồn và thời điểm khác nhau, nên không dùng mốc nào làm căn cứ khi chưa đối chiếu.

Thực tế bạn chịu ít nhất hai đồng hồ cùng chạy:

• Hạn của sàn và shop. Tính theo trạng thái đơn trên 1688, thường từ lúc đơn được ghi nhận đã giao hoặc đã xác nhận nhận hàng. Hàng có thể nằm ở kho trung chuyển nhiều ngày sau mốc đó, nên khi về tới bạn, hạn có thể đã gần hết. Hỏi đơn vị order hạn còn lại của đúng đơn.
• Hạn của đơn vị order và vận chuyển. Tính từ lúc họ giao hàng cho bạn, ghi trong chính sách khiếu nại của họ.

Hỏi cả hai mốc ngay từ lúc đặt hàng và ghi vào lịch. Kiểm hàng trong ngày nhận, hoặc ngày kế tiếp nếu lô lớn. Tự đặt hạn nội bộ sớm hơn hạn ngắn nhất để còn thời gian bổ sung bằng chứng.

Về chính sách của sàn, cần biết một thay đổi. Theo Yicai Global ngày 18/03/2025, 1688 thông báo bỏ lựa chọn “chỉ hoàn tiền” từ cuối tháng 3/2025; tranh chấp về chất lượng được nền tảng xem xét theo mức tín nhiệm của tài khoản, còn các yêu cầu hoàn tiền khác do người bán xử lý. Điều này có nghĩa là kết quả phụ thuộc nhiều hơn vào bằng chứng và việc thương lượng với shop. Những bài hướng dẫn viết trước thời điểm đó có thể mô tả một quy trình đã đổi.

Soạn khiếu nại: một tin nhắn, đủ số liệu, một yêu cầu rõ

Gửi khiếu nại qua kênh có lưu vết: mục khiếu nại trên hệ thống của đơn vị order, hoặc kênh hậu mãi của sàn nếu bạn tự đặt. Trao đổi qua điện thoại không để lại căn cứ. Một tin nhắn tốt nêu được mã đơn, biến thể, số đặt, số nhận, số lỗi, bằng chứng đính kèm, yêu cầu cụ thể và ngày bạn cần phản hồi. Bạn có thể dùng đoạn sau:

Đơn…, nhận ngày…, gồm… kiện. Kiện số… còn nguyên niêm phong, cân… kg (vận đơn ghi… kg). Biến thể… đặt…, nhận…, thiếu…. Biến thể… có… sản phẩm lỗi: … (ảnh số…). Video mở kiện và bảng đếm gửi kèm. Tôi đề nghị hoàn tiền hàng cho… sản phẩm thiếu và… sản phẩm lỗi, tổng… tệ. Vui lòng phản hồi trước ngày…. Hạn khiếu nại của đơn này trên sàn là ngày nào?

Thường có ba hướng giải quyết. Mỗi hướng hợp với một tình huống:

Với hàng đã về Việt Nam, trả hàng hiếm khi đáng làm vì cước chiều ngược và thời gian. Đây là lý do nên trả tiền cho dịch vụ kiểm đếm tại kho Trung Quốc với nhà cung cấp mới hoặc lô giá trị lớn: lỗi được phát hiện khi hàng còn ở nơi có thể trả lại. Nếu shop không trả lời tới ngày bạn đã nêu, đề nghị đơn vị order chuyển yêu cầu lên sàn ngay, không chờ thêm.

Tính lại: lô này thực sự tốn bao nhiêu mỗi sản phẩm

Khiếu nại xong, hãy tính lại giá về kho theo số sản phẩm thực sự dùng được. Con số này quyết định giá bán và việc có đặt lại shop đó hay không. Dùng tiếp lô ở bảng đếm phía trên, với các khoản giả định: tiền hàng 200 × 25.000 = 5.000.000 đồng, giao nội địa Trung Quốc 80.000 đồng, phí mua hộ 100.000 đồng, cước về Việt Nam 480.000 đồng. Tổng 5.660.000 đồng.

Có hai điều đáng chú ý. Thứ nhất, không khiếu nại thì mỗi sản phẩm đắt thêm khoảng 2.130 đồng, tức khoảng 7,5% so với dự toán. Thứ hai, ngay cả khi được hoàn đủ tiền hàng, giá về kho vẫn cao hơn dự toán 248 đồng mỗi sản phẩm, vì cước và phí mua hộ của 14 sản phẩm kia (khoảng 46.200 đồng) không quay lại. Khi thương lượng, bạn có thể nêu khoản này, nhưng nhiều chính sách ghi rõ người mua vẫn chịu cước đã phát sinh.

Giá về kho mới đi tiếp vào phép tính giá bán trong bài định giá và tính lợi nhuận TikTok Shop. Nếu số hàng dùng được ít hơn kế hoạch, cập nhật luôn lượng tồn có thể bán theo cách ghi trong bài quản lý tồn kho và dòng tiền, để không chạy quảng cáo hay nhận đơn cho biến thể đã thiếu.

Sau khiếu nại: ghi lại để quyết định lô sau

Một lần thiếu hàng là thông tin về shop và về đơn vị order. Ghi vào hồ sơ nhà cung cấp: tỷ lệ thiếu và lỗi của lô, shop phản hồi sau bao lâu, kết quả cuối cùng, đơn vị order đã hỗ trợ tới đâu. Sau hai hoặc ba lô, bạn có tỷ lệ dùng được thực tế để điền vào dự toán thay cho con số ước.

Vài thay đổi rẻ tiền cho lô kế tiếp:

• Ghi số lượng từng biến thể và quy cách đóng gói ngay trong đơn hoặc tin nhắn đặt hàng, không chỉ nói miệng.
• Đề nghị shop chụp ảnh hàng đã xếp theo biến thể trước khi đóng kiện.
• Mua kiểm đếm tại kho Trung Quốc cho nhà cung cấp mới, và hỏi rõ kiểm đếm gồm đếm số lượng, đối chiếu màu và mẫu, hay cả thử chức năng.
• Với hàng dễ vỡ, hỏi trước điều kiện bồi thường khi không đóng gỗ.
• Giữ lại một phần hàng lỗi có ảnh để làm mốc đối chiếu với lô sau.

Lỗi phát hiện ở kho bạn rẻ hơn nhiều so với lỗi do khách phát hiện. Hàng lỗi lọt ra ngoài quay về dưới dạng đơn hoàn và đánh giá thấp; cách xử lý phần đó nằm trong bài xử lý hoàn hàng và đánh giá xấu trên TikTok Shop.

Phiếu nhận hàng 1688

• Trước khi hàng về: đã hỏi hạn khiếu nại của sàn cho đơn này và hạn của đơn vị order; đã có đơn đặt gốc và mẫu đã duyệt.
• Trước khi mở: đếm kiện, chụp sáu mặt và tem vận đơn, cân từng kiện.
• Khi mở: một video liên tục mỗi kiện, đọc mã kiện và ngày.
• Đếm: theo từng biến thể; ghi đặt, nhận, lỗi, dùng được.
• Lỗi: ảnh toàn thể và ảnh cận; để riêng, không dùng thử.
• Khiếu nại: một tin nhắn có số liệu, bằng chứng, yêu cầu và ngày cần phản hồi, gửi qua kênh có lưu vết.
• Sau đó: tính lại giá về kho, cập nhật tồn có thể bán, ghi kết quả vào hồ sơ nhà cung cấp.

Tính lại giá về kho bằng công cụ của TrendMango

Công cụ so giá về kho của TrendMango có hai cột để nhập cạnh nhau, mỗi cột gồm số lượng mua, số lượng sử dụng được, giá mua mỗi đơn vị và các khoản phí. Bạn có thể dùng hai cột cho hai kịch bản của cùng một lô. Khi kiểm ngày 11/10/2026, nhập cột A với 200 sản phẩm mua và 186 dùng được, cột B với 186 mua và 186 dùng được (mô phỏng trường hợp được hoàn tiền hàng), các khoản phí như ví dụ trên, công cụ trả về 30.430 đồng cho A và 28.548 đồng cho B. Theo mô tả trên trang, số bạn nhập chỉ được xử lý trong trình duyệt. Công cụ chỉ tính theo số bạn nhập; nó không kiểm hàng và không biết kết quả khiếu nại của bạn.

Khi chuẩn bị lô tiếp theo và cần thêm ứng viên sản phẩm, mở bảng sản phẩm TrendMango. Khi kiểm ngày 11/10/2026, khách chưa đăng nhập xem được 10 sản phẩm mẫu; đăng nhập miễn phí để xem bảng mới nhất cùng các chỉ số.

Câu hỏi thường gặp

Thiếu vài sản phẩm trong lô vài trăm có nên khiếu nại không?

Nên báo. Việc này tốn một tin nhắn nếu bạn đã có video và bảng đếm, và nó tạo hồ sơ cho những lần sau. Trong ví dụ ở trên, 14 sản phẩm thiếu và lỗi làm giá về kho tăng khoảng 7,5%.

Tôi đã ký nhận với người giao rồi mới phát hiện thiếu, còn khiếu nại được không?

Vẫn nên gửi ngay. Ký nhận với người giao và trạng thái đơn trên sàn là hai việc khác nhau, và hạn của đơn vị order thường tính theo ngày họ giao. Tuy vậy, khi không có ảnh kiện trước lúc mở, khiếu nại với bên vận chuyển yếu đi nhiều. Hỏi đơn vị order hạn còn lại của đơn trên sàn.

Đơn vị order có phải bồi thường khi shop giao thiếu không?

Tùy chính sách của từng đơn vị. Nhiều chính sách tách phần lỗi của họ (đặt sai, làm thất lạc) khỏi phần lỗi của shop, và với phần sau họ chỉ hỗ trợ thương lượng. Hãy xin điều khoản này bằng chữ trước khi đặt cọc.

Không có video mở kiện thì sao?

Vẫn gửi những gì bạn có: ảnh kiện, số cân, bảng đếm, ảnh hàng xếp theo biến thể. Khả năng được chấp nhận thấp hơn. Từ lô sau, coi video mở kiện là bước bắt buộc.

Nguồn tham khảo và phạm vi sử dụng

• Yicai Global: 1688 bỏ chính sách “chỉ hoàn tiền”, đăng 18/03/2025; đọc 11/10/2026. Dùng cho mô tả thay đổi chính sách hoàn tiền của sàn.
• Các hướng dẫn và chính sách khiếu nại công khai tại Ordinex (cập nhật 19/08/2026), SAFACO (đăng 28/04/2026), DHD Logistics (đăng 22/05/2024) và Cường Phát Logistics (trang ghi ngày 22/08/2018); đọc 11/10/2026. Chỉ dùng để mô tả quy trình, các mốc thời hạn và cách chia trách nhiệm mà các bên công bố; không phải khuyến nghị đơn vị, và điều khoản có thể đã thay đổi.

Bảng kiểm đếm, mẫu tin nhắn và các ví dụ tính toán do TrendMango biên soạn. Bài không thay cho điều khoản của sàn, của shop và của đơn vị order mà bạn đang dùng.